Opportunity (Cơ hội kinh doanh)
Cơ hội kinh doanh
· Cơ hội kinh doanh phục vụ cho việc kinh doanh dự án (long sale).
· Tùy theo cấu hình hoặc tùy theo phân quyền mà nhân viên chỉ được phép tạo cơ hội kinh doanh cho chính mình hoặc cho phép tạo cơ hội kinh doanh dùm cho người khác.
· Đối với các cơ hội kinh doanh đã lưu, khi cần cập nhật thông tin hoặc khi cần thêm thành viên, gán quyền cho thành viên trong cơ hội kinh doanh thì phải nhấn nút chỉnh sửa trước khi thực hiện cập nhật thông tin.
Tạo mới cơ hội kinh doanh
Sau khi hoàn tất các thông tin liên quan đến cơ hội kinh doanh, người dùng nhấn “Lưu”. Hệ thống sẽ chuyển đến màn hình cơ hội kinh doanh chi tiết để cập nhật thông tin.
Cập nhật cơ hội kinh doanh
Cập nhật các thông tin về ngân sách của dự án, người ra quyết định, ngày đóng cơ hội, sản phẩm, đối thủ cạnh tranh, vai trò liên hệ, Team (nhóm nhân viên sẽ tham gia vào cơ hội kinh doanh này)
Người dùng cập nhật các thông tin:
· Ngân sách: cập nhật thông tin về ngân sách của dự án
· Ngày đóng: là ngày dự kiến có hợp đồng. Người dùng cập nhật ngày đóng để có cơ sở hiển thị pipeline trên dashboard, phục vụ cho mục đích dự báo doanh thu tiếp theo.
· Ở tab “sản phẩm”, có thể nhập tên sản phẩm hoặc chọn sản phẩm đã có, thông tin về sản phẩm và số lượng, giá cả sẽ được ghi nhận là doanh thu pipeline của cơ hội này. Người dùng có thể nhập dự kiến tỉ lệ lợi nhuận gộp của dự án vào ô “Estimated gross profit – dự kiến lợi nhuận gộp” nhằm mục tiêu dự kiến được doanh thu và lợi nhuận theo thời gian dự kiến đóng của cơ hội.
• Người đưa ra quyết định: chọn contact ở tab “Vai trò liên hệ”, nếu chọn là “người ra quyết định” thì tên của khách hàng sẽ hiển thị ở ô này.
• Ở tab “Đối thủ cạnh tranh”, nếu dự án này xác định có những đối thủ nào, người dùng sẽ thêm đối thủ, và đánh giá chủ quan về điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ. Nếu check chọn vào ô “Thắng giao dịch” có nghĩa là cơ hội kinh doanh này đã thất bại, trạng thái của cơ hội này là “Closed Lost”. Trường hợp này toàn bộ doanh số theo sản phẩm sẽ không được hiển thị tại pipeline.
• Tab “Team”: Cho phép thêm các thành viên và phân quyền cụ thể cho các thành viên được phép những hoạt động gì trên cơ hội này. Ví dụ nhân viên A được phân rất nhiều quyền ở phần phân quyền chung ban đầu, nhưng khi vào cơ hội kinh doanh này, nhân viên A chỉ được phân quyền làm tạm ứng, thanh toán, thì nhân viên A chỉ được giới hạn quyền khi tham gia vào cơ hội này. Để phân quyền cho từng thành viên trong cơ hội kinh doanh này, chọn biểu tượng điều chỉnh để thêm quyền cho thành viên:
Sau khi gán quyền cho thành viên trên cơ hội này, nhấn vào nút “Cập nhật quyền” là nhân viên có thể thao tác trên cơ hội này.
Chỉ được phép gán quyền trên cơ hội kinh doanh cho nhân viên trên những quyền đã được người có thẩm quyền cấp ở “Space Company”
• Giai đoạn của cơ hội kinh doanh được công ty, doanh nghiệp cấu hình trước ở space setting và áp dụng chung cho toàn công ty.
Tạo các hoạt động trên cơ hội kinh doanh
Là người tạo ra cơ hội kinh doanh hoặc là thành viên của cơ hội kinh doanh được phân quyền sẽ tạo được các hoạt động trên cơ hội kinh doanh:
Hoạt động bán hàng
Ghi cuộc gọi (Log a call)
Người có thẩm quyền (người tạo ra cơ hội kinh doanh này hoặc thành viên đã được phân quyền trên cơ hội kinh doanh này) sẽ tạo mới cuộc gọi và ghi nhận các thông tin đã trao đổi với khách hàng. Việc ghi nhận đầy đủ thông tin đã trao đổi với khách hàng là một yêu cầu cần thiết để đảm bảo tất cả các thông tin trao đổi với khách hàng được lưu trữ đầy đủ phục vụ cho mục tiêu thực hiện dự án.
Sau khi nhấn "lưu", hoạt động này sẽ được lưu trữ trên cơ hội kinh doanh
Gửi mail (Email)
Từ cơ hội kinh doanh, người có thẩm quyền sẽ tạo mới email gởi đến khách hàng. Có thể chọn địa chỉ mail của contact có sẵn trong hệ thống, hoặc nhập mới email của khách hàng. Khi nhập địa chỉ email xong, nhấn spacebar.
Khi nhấn send, email này sẽ được gởi tới khách hàng và ghi nhận hoạt động này vào cơ hội kinh doanh.
Cuộc họp (Meeting)
Để tổ chức cuộc họp với khách hàng, tạo cuộc họp và điền thông tin
Sau khi nhấn lưu, hoạt động họp với khách hàng sẽ được hiển thị trong cơ hội kinh doanh.
Ngoài ra khi vào lịch sự kiện, cuộc họp sẽ được hiển thị trong lịch
Giao việc
Các tính năng liên quan
Từ cơ hội kinh doanh, chọn báo giá ở mục tính năng liên quan.
Hệ thống mở 1 tab mới, hiển thị bảng báo giá và người dùng điền thông tin cần thiết
Các ô:
- Cơ hội kinh doanh: hệ thống load tự động
- Khách hàng: lấy khách hàng trên cơ hội kinh doanh
- Tên liên hệ: Thông tin liên hệ của khách hàng được load tự động theo khách hàng.
- Điều khoản thanh toán: theo điều khoản đã gán cho khách hàng ngay khi tạo mới tài khoản (account)
- Ngày tạo: lấy tự động theo ngày của hệ thống.
Tab chi tiết (detail):
Nhấn thêm sản phẩm để chọn sản phẩm đưa vào bảng báo giá. Trường hợp công ty cho phép cấu hình giảm giá trên từng sản phẩm hoặc giảm giá trên tổng giá trị sản phẩm thì nhập tỷ lệ cần giảm.
Mô tả chi tiết các thông tin đang hiển thị tại tab “chi tiết” của bảng báo giá:
Số thứ tự
Hệ thống tự sinh
Sản phẩm
Chọn sản phẩm từ danh sách sản phẩm được cấu hình “cho bán hàng” 
Mô tả
Hệ thống load mô tả chi tiết của sản phẩm 
Đơn vị
Hệ thống hiển thị theo đơn vị tính được khai báo trên sản phẩm
Số lượng
Người dùng nhập số lượng
Đơn giá
Đây là trường hợp bán hàng dự án.
Nếu công ty cấu hình không cho phép nhập giá, hệ thống sẽ tự động hiển thị giá của sản phẩm theo bảng giá đã được khai báo trên khách hàng 
Giảm giá
Cho phép giảm giá trên từng dòng sản phẩm của báo giá (tùy theo cấu hình)
Thuế
Hệ thống hiển thị tỉ lệ thuế của sản phẩm đã khai báo
Thành tiền
Hệ thống tự tính số lượng x đơn giá và trừ đi tỉ lệ giảm giá trên sản phẩm.
Tổng số tiền trước thuế
Tổng giá trị trước thuế của bảng báo giá
Giảm giá
Trường hợp công ty cầu hình cho phép giảm giá trên tổng báo giá, người dùng nhập tỉ lệ giảm giả của bảng chào giá.
Thuế
Hệ thống hiển thị tổng số thuế của các sản phẩm có thuế trong bảng báo giá
Tổng
Tổng giá trị trước thuế - giảm giá + thuế
Nếu công ty, doanh nghiệp có khai báo phí vận chuyển hoặc có chương trình khuyến mãi, người dùng chọn chương trình và áp dụng cho bảng giá gởi khách hàng.
- Tab giá vốn (cost):
Tên hàng, số lượng, đơn vị tính tại tab "giá vốn" sẽ lấy tự động theo tab "chi tiết". Đơn giá vốn có thể cho phép nhập hoặc chọn giá vốn theo kho.
Tab Chi phí (Expense):
Nhập đơn vị tính cho từng loại chi phí
Nhập số lượng
Nhập chi phí. Đối với chi phí nhân công đã khai báo giá trong bảng chi phí nhân công, hệ thống tự hiển thị và cho phép chỉnh sửa giá trị.
Thêm chi phí hoặc thêm nhân công liên quan đến việc thực hiện dự án này
Tab Hậu cần (Logistic):
Sau khi đã cập nhật các thông tin liên quan đến chi tiết sản phẩm, giá vốn, chi phí, có thể xem chỉ tiêu (dự toán) ở tab Chỉ tiêu
Tab Chỉ tiêu (Indicator):
Thông qua bảng chỉ tiêu này, nhân viên kinh doanh, người quản lý kinh doanh và người quản lý được phân quyền có thông tin đầy đủ về sản phẩm, chi phí, dự kiến lãi lỗ của dự án.
Khi báo giá được áp dụng quy trình phê duyệt, người tham gia vào quá trình phê duyệt sẽ dễ dàng ra quyết định vì đã được cung cấp đủ thông tin.
Người tham gia vào quy trình phê duyệt báo giá, khi cần điều chỉnh thông tin ở những vùng được phân quyền, nhấn “Chỉnh sửa” và chỉ được nhìn thấy các thông tin theo phân quyền, các thông tin khác trên bảng báo giá sẽ được hệ thống ẩn đi nhằm đảm bảo tính bảo mật thông tin của hệ thống.
Ví dụ:
Người dùng ở bước duyệt này chỉ được phép xem thông tin và chỉnh sửa ở tab chi tiết (detail), thì thông in ở những vùng khác sẽ bị ẩn đi. Việc này phụ thuộc vào việc khai báo quy trình phê duyệt báo giá của công ty, doanh nghiệp trên hệ thống. (xem chi tiết quy trình phê duyệt ở mục Quản lý quy trình).
Người tạo bảng báo giá có thể in bảng giá theo mẫu in quy định của công ty. (tham khảo hướng dẫn tạo mẫu in ấn)
Sau khi báo giá hoàn tất quy trình phê duyệt, báo giá hiển thị trên danh sách hoạt động của cơ hội kinh doanh.
Nếu có thay đổi cần làm báo giá mới, cần phải hủy bỏ báo giá trước đó và tạo báo giá mới và phê duyệt theo quy trình.
Tạo báo giá mới bằng cách sao chép thông tin từ báo giá trước đó:
Với báo giá đã được phê duyệt, người dùng có thể dùng chức năng in (print) để in báo giá theo mẫu báo giá của công ty, doanh nghiệp đang áp dụng.
Tham khảo hướng dẫn cài đặt mẫu in
Từ Cơ hội kinh doanh, người dùng chọn “đơn hàng”
Hệ thống sẽ mở ra đơn hàng ở tab mới, người dùng có thể làm đơn hàng bằng cách chọn thêm sản phẩm và cập nhật thông tin ở các tab trên đơn hàng tương tự như báo giá, hoặc có thể chọn “sao chép báo giá” và bổ sung thêm thông tin cần thiết.
Trường hợp sao chép báo giá, hệ thống sẽ hiển thị báo giá của Opp để chọn đưa vào đơn hàng
Tương tự như thao tác khi tạo thêm 1 báo giá trong Opp, có thể sao chép tất cả báo giá hoặc chọn sao chép 1 phần tùy vào thực tế yêu cầu của khách hàng.
Ví dụ đơn hàng này được thay đổi đơn giá của 1 mặt hàng so với bảng báo giá:
Khi có sự thay đổi giá bán, chi phí của đơn hàng so với báo giá, khi vào chỉ tiêu (phương án kinh doanh), hệ thống sẽ hiển thị doanh thu – chi phí của báo giá và đơn hàng, hiển thị thông tin chênh lệch trên từng loại chi phí.
Người dùng chuyển duyệt đơn hàng theo quy trình, quy định công ty.
Một cơ hội kinh doanh chỉ có 1 đơn hàng hiệu lực, trường hợp đã có đơn hàng nhưng không phù hợp và cần phải tạo đơn hàng mới thì phải hủy đơn hàng cũ.
Sau khi tạo xong đơn hàng, người dùng có thể xem đơn hàng tại danh sách đơn hàng ở danh sách “Đơn hàng”
Với đơn hàng đã được phê duyệt, người dùng có 2 cách để yêu cầu giao hàng:
Cách 1: Mở đơn hàng đã phê duyệt, chọn “giao hàng”
Cách 2: Vào danh sách đơn hàng, click chuột vào cột giao hàng của đơn hàng, chọn giao hàng
Các trạng thái giao hàng trên đơn hàng trong danh sách:
· Không có: chưa tạo phiếu giao hàng
· Đang giao hàng: đã tạo phiếu giao hàng.
· Đã giao một phần: đơn hàng đang được giao hàng, có nhiều phiếu giao hàng
· Đã giao: đơn hàng đã hoàn tất việc giao hàng.
Trong quá trình thực hiện dự án, người dùng có thể phát sinh yêu cầu tạm ứng chi phí. Người dùng sẽ vào cơ hội kinh doanh, chọn mục tạm ứng.
Lưu ý: chỉ những nhân viên được gán vào cơ hội kinh doanh (Tab Team) và được phân quyền tạo tạm ứng thì mới tạo được phiếu
“1” cho phép tạo tạm ứng cho “bản thân họ”
“2” cho phép tạo tạm ứng cho tất cả các thành viên khác trong cơ hội kinh doanh này nhưng không tự tạo được phiếu tạm ứng cho chính mình.
Khi chọn chức năng tạm ứng, hệ thống mở phiếu tạm ứng ở 1 tab khác, với các thông tin:
Chọn loại thanh toán tạm ứng:
· Cho nhân viên
· Thanh toán cho nhà cung cấp. Nếu chọn cho nhà cung cấp thì phải chọn tiếp tên nhà cung cấp cần tạm ứng
Chọn phương thức thanh toán:
· Tiền mặt
· Chuyển khoản
Nhập ngày hoàn ứng
Ở tab “chi tiết”, người dùng chọn chi phí và các thông tin liên quan đến chi phí cần tạm ứng
Người dùng có thể tham khảo các loại chi phí và số tiền theo phương án đã được phê duyệt trên báo giá khả dụng của dự án này. Những chi phí đã được phê duyệt nhưng chưa có trong kế hoạch sẽ được hiển thị tại mục “Các khoản đã chi ngoài kế hoạch”.
Sau khi tạo xong phiếu tạm ứng, người dùng lưu phiếu để chạy quy trình theo quy định công ty.
Hoặc người dùng có thể tạo phiếu tạm ứng từ menu:
Ở danh sách tạm ứng này, người dùng có thể nhìn thấy trạng thái phiếu tạm ứng:
- Created: trạng thái phiếu vừa khởi tạo / đang phê duyệt theo quy trình
- Finish: phiếu đã được phê duyệt
- Cancel: phiếu bị từ chối
Tương tự như khi tạo phiếu tạm ứng, người dùng được phân quyền trên cơ hội kinh doanh có thể tạo phiếu thanh toán, hoặc tạo phiếu thanh toán từ menu.
Hệ thống mở 1 tab mới với các nội dung của phiếu thanh toán
Cơ hội kinh doanh
Hệ thống tự động hiển thị mã cơ hội kinh doanh của phiếu thanh toán này
Nhân viên kinh doanh
Hiển thị người thụ hưởng phiếu cho chính họ hoặc tạo phiếu cho người khác theo phân quyền trên Cơ hội kinh doanh
Báo giá
Hệ thống tự hiển thị tên báo giá đã duyệt
Đơn hàng
Hệ thống hiển thị tên đơn hàng đã duyệt
Tên
Đặt tên phiếu
Ngày tạo
Ngày hệ thống
Người tạo
Người tạo phiếu
Tên nhà cung cấp / Nhân viên
Trường hợp check chọn vào ô “Nội bộ”, hệ thống hiển thị danh sách nhân viên, chọn người thụ hưởng của phiếu.
Trường hợp không check chọn, hệ thống hiển thị danh sách nhà cung cấp để chọn.
Phương thức thanh toán
Chọn phương thức thanh toán như chuyển khoản / tiền mặt
Chi tiết
Loại chi phí
Chọn loại chi phí trong danh mục phí
Mô tả
Thêm thông tin chi tiết cho loại chi phí
Đơn vị
Nhập đơn vị tính cho loại chi phí
Số lượng
Đơn giá
Thuế
Chọn thuế trong danh mục thuế
Thành tiền
Số lượng x đơn giá
Tổng tiền sau thuế
Thành tiền + thuế
Số chứng từ
Nhập số chứng từ trên hóa đơn
Nhấn nút xổ xuống để hiển thị thông tin
Giá trị thanh toán:
Giá trị chuyển đổi từ phiếu tạm ứng
Tổng
Điền các thông tin vào tab như mô tả trên.
Trường hợp có phiếu tạm ứng cùng loại chi phí, khi chuyển đổi tạm ứng, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các phiếu tạm ứng để chọn chuyển đổi.
Cần phải đảm bảo tổng số tiền của từng loại chi phí bằng nhau trên phần giá trị thanh toán + chuyển đổi tạm ứng (bao gồm thuế)
Các phiếu hoàn tất sẽ hiển thị các loại chi phí đã tạm ứng, đã thanh toán và số tiền khả dụng cho từng loại chi phí dựa vào phương án kinh doanh đã được phê duyệt.
Người dùng chọn hoàn ứng từ cơ hội kinh doanh, hệ thống mở phiếu hoàn ứng ở tab mới
Chọn phiếu tạm ứng, hệ thống tự động hiển thị loại chi phí và số tiền còn phải hoàn ứng. Chọn phương thức thanh toán là tiền mặt hoặc chuyển khoản, nhập số tiền cần hoàn ứng.
Lưu phiếu và chạy quy trình (nếu có)
Last updated