Process Management (Quản lý quy trình)
Quản lý quy trình
Danh sách chức năng được áp dụng quy trình:
1. Account (Tài khoản)
2. Advance Payment (Tạm ứng)
3. Asset, Tools Provide (Cung cấp tài sản, công cụ)
4. Business trip (Công tác)
5. Contact (Liên hệ)
6. Delivery (Giao hàng)
7. Goods Issue (Xuất hàng)
8. Goods Receipt (Nhập hàng)
9. Goods Transfer (Điều chuyển hàng hóa)
10. Inventroy Adjusment (Điều chỉnh tồn kho)
11. Leave (Nghỉ phép)
12. Opportunity (Cơ hội kinh doanh)
13. Payments (Thanh toán)
14. Purchase Order (Đơn mua hàng)
15. Purchase Quotation (Báo giá mua hàng)
16. Purchase Quotation Request (Yêu cầu báo giá mua hàng)
17. Quotation (Báo giá)
18. Return Advance (Hoàn ứng)
19. Sale Order (Đơn hàng bán)
Lưu đồ cấu hình quy trình cho chức năng
Tạo mới quy trình
· Người dùng được phân quyền vào Company>>>Process Management>>>Workflow>>>Add. Nên đặt tên quy trình dễ nhớ và theo chức năng
Chức năng và vùng (Function and Zone):
Mục tiêu khai báo vùng để phân quyền chỉnh sửa hoặc ẩn nội dung khi tất cả mọi người trên quy trình cùng thao tác trên phiếu, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và bảo mật thông tin.
Ví dụ về việc tạo vùng và chọn các thuộc tính cho vùng, mục tiêu để phân quyền chỉnh sửa hoặc không cho hiển thị thông tin đối với người tham gia vào quy trình.
Cụ thể, theo hình trên thì khai báo vùng “detail” trên báo giá, khai báo quy trình liên quan đến tab detail sẽ hiển thị / ẩn thông tin đối với người tham gia vào quy trình tạo / phê duyệt báo giá.
Trạm (Node)
Ngoài 3 node sẵn có của hệ thống: Initial node (khởi tạo), Approved node (chấp thuận), Completed node (hoàn thành), theo quy trình công ty, người có thẩm quyền có thể khai báo thêm các node duyệt.
Sau khi tạo node:
- tại node action (hành động trên trạm), check chọn các hành động cho node.
- Tại Collaborators (Cộng tác viên)
(1) Click vào mục cộng tác viên của trạm
(2) Chọn danh sách nguồn:
a. In Workflow: Chọn nhân viên hoặc chức danh tham gia vào quy trình. Hệ thống cho phép xác định vùng được chỉnh sửa và vùng bị ẩn. Được phép tạo nhiều người duyệt cho chức năng. Với việc phân quyền chỉnh sửa vùng “Tab detail” sẽ hiển thị thông tin, ở các tab quy định là vùng bị ẩn thì sẽ không hiển thị thông tin ở bước duyệt của nhân viên được khai báo trong quy trình.
b. Out Form: Chọn 1 hoặc nhiều nhân viên và cũng gán vùng được chỉnh sửa, vùng bị ẩn theo quy định của công ty.
Điều kiện thoát/ chuyển trạm (Exit/Next node condition)
Sắp xếp các node duyệt theo quy trình công ty, điều kiện node đầu tiên sẽ là node “khởi tạo”, 2 node cuối là “Approved Node” và “Completed Node”.
Lưu lại quy trình sau khi hoàn tất.
Áp dụng (Apply)
Vào danh sách quy trình >>> chọn chức năng đã khai báo quy trình >>> chọn tên quy trình đã tạo >>> chọn Áp dụng (apply) để bắt đầu quy trình.
Những chức năng không áp dụng quy trình, khi tạo phiếu sẽ tự động hoàn thành.
· Lưu ý: chỉ được phép điều chỉnh quy trình khi tất cả các phiếu đã hoàn tât phê duyệt.
Hệ thống hiển thị danh sách các phiếu theo quy trình được áp dụng, với các trạng thái chưa hoàn thành, hiển thị phiếu đang chờ duyệt tại trạm duyệt. Cảnh báo các phiếu đang bị lỗi quy trình.
Last updated